Привет!

Как обезопасить свой бизнес и клиентов, используя цифровую политику [digital note #20]

Валерия СластенниковаВалерия Сластенникова

Компании, работающие в сфере digital, а особенно дизайнеры и разработчики, должны понимать, как на их деятельность влияет законодательство. Размер агентства при этом не имеет значения. Чтобы не иметь проблем с законом, все должны работать, придерживаясь нормативных актов.

Каждая компания нуждается в цифровой политике

Каждый день на своем рабочем месте, особенно если у нас свой бизнес, мы придерживаемся ряда законов и правил. Почему же мы думаем, что цифровой мир, в котором создаются сайты и ведут бизнес, чем-то отличается? Нормативная среда в сети в последнее время стала более сложной и систематизированной. Появились новые требования к доступу (Великобритания, 2010 год), файлам cookies (ЕС, 2011 год), конфиденциальности (США, 2012 год), “праву на забвение” (ЕС, 2014 год), использованию персональных данных граждан (РФ, 2015 год) и т.п. Отслеживать законодательные требования по всему миру достаточно сложно. Некоторые даже могут показаться нам нелогичными.

Для любой компании или частного лица, соблюдение цифровой политики должно быть также безоговорочно, как и уплата налогов. Работе в цифровом мире присущи теже риски и ответственность. Поэтому не соблюдая законодательство в сфере digital, риску подвергается как сама компания, так и клиенты.

Политика в цифровом мире может быть простой

Если вы столкнулись с этой темой впервые, она может обескуражить. Однако не стоит впадать в панику. В этой статье приведем некоторые общие советы и базовые знания, которые позволят вести диалог о цифровой политике с юристами и консультантами.

Для начала рассмотрим:

  • примеры того, что может пойти не так, если цифровая политика не соблюдена;
  • виды цифровой политики;
  • шаблон цифровой политики;
  • как ориентироваться в изменениях;
  • как выбрать правильный подход.

Цифровая политика регулирует цифровой бизнес

Конечно к цифровой политике не все относятся пренебрежительно. Небольшим компаниям часто не хватает для этого компетенций.

Но незнание закона не освобождает от ответственности. Цифровая политика может влиять на сайт компании, ее e-mail маркетинг, SMM, CRM, в которых изложены принципы, обеспечивающие соблюдение местных, федеральных и даже международных законов и правил. Представьте только, какое количество информации для рекламы стало бы доступно и к каким многомиллионным штрафам могло бы привести несоблюдение законодательства банками, службами доставки и глобальными магазинами.

Но многие соблюдают цифровую политику лишь поверхностно, проставив ссылку на сайт в футере.

Реальные риски

Что произойдет, если пойти на риск и полностью игнорировать цифровую политику? Ситуация будет выглядеть приблизительно так:

  • штрафы и судебные иски;
  • блокирование каналов продаж;
  • остановка цифровых операций (в Китае, например, закрыли онлайн сервисы Apple с книгами и фильмами из-за несоблюдения политики локализации и собственности);
  • потеря репутации бренда, доли рынка и общественного доверия (IKEA прекратила выпуск онлайн-журнала в России в 2015 году в связи с принятием закона о запрете пропаганды гомосексуализма среди несовершеннолетних, чтобы не столкнуться с негативным общественным мнением).

Чем популярнее сайт, более доступен пользователям и более широко таргетирован, тем выше риски и необходимость соблюдения цифровой политики.

Чеклист для цифровой политики

  • Доступность;
  • брендинг,
  • файлы cookies и отслеживание;
  • защита конфиденциальности детей в Интернете (COPPA);
  • авторское право, интеллектуальная собстенность и торговые марки;
  • уведомления о нарушении данных (по закону требуется уведомление пользователей о нарушениях, связанных с их личной информацией, потерей или кражей);
  • шифрование и передача данных, локализация;
  • конфиденциальность данных, защита персональной информации и информации о здоровье;
  • управление цифровыми записями;
  • уведомления акционеров (к акционерам предъявляют требования публикации ежегодной информации на сайте или другом цифровом канале);
  • язык и локализация контента;
  • анти-спам законы, в т.ч. касающихся e-mail марктетинга;
  • разрешенный и запрещенный контент;
  • управление цифровыми правами;
  • доменные имена, адреса электронной почты, аккаунты в социальных сетях;
  • интернет-реклама и продвижение;
  • социальные медиа (личные и корпоративные).

Какие именно требования цифровой политики будет выполнять ваша компания будет зависеть от ряда показателей:

  • Отрасль.

К фармацевтическим компаниям и банкам будут предъявлены различные требования.

  • Вид бизнеса.

Коммерческий, B2B, правительственный и неприбыльный.

  • Расположение.

Состоит в географической расположении сайта (страна домена) и локализации пользователей, которые будут потреблять контент.

  • Платформы.

Веб, мобильная, CRM и социальная платформы имеют уникальные требования.

Для небольших веб-студий список сократиться до нескольких требований (доступность, конфиденциальность, файлы cookies).

Шаблон для цифровой политики

Должен быть составлен на простом понятном языке и включать следующую информацию:

  1. Название
  2. Формулировка (что разрешено или запрещено делать онлайн в формате факта, а не рекомендации)
  3. Обоснование (объяснение, почему нужно выполнять требование)
  4. Источник (ссылка на официальный документ)
  5. Связанные стандарты (сопутствующие правила, разъясняющие как выполнять требования).

Структура политики важна, но место и способ ее хранения играет еще большую роль. Создайте центральное хранилище для тех, кто должен соблюдать правила, сделайте его доступным для поиска. Иными словами, цифровая политика не должна хранится в PDF-файле на общем диске.

Формулировка должна быть короткой и по существу. Например:

Любая новая или измененная цифровая собственность - веб или мобильные приложения - опубликованная компанией или ее подразделением после вступления в силу данного документа должна соответствовать WCAG 2.0 Level AA standards. Все цифровые ресурсы, опубликованные до вступления в силу этого документа, должны быть обновлены или изменены. Указания о стандартах, которые должны быть реализованы доступны в разделе Стандарты центра цифровых ресурсов. Прогресс в достижении и поддержании цифровых свойств должен быть отражен в ежегодном отчете.

Эта конкретная политика должна ссылаться на:

  • изображения;
  • ссылки;
  • видео;
  • тестирование.

Связанные стандарты не должны быть внешними, могут быть использованы внутренние стандарты компании.

Документ должен содержать дату, когда политика будет пересмотрена на предмет актуальности:

Использовать автоматизированный инструмент для сканирования цифровых объектов на соответствие доступности и предоставлять ежемесячный отчет. Руководству отчитываться ежеквартально.

Знание - сила

К сожалению централизированного ресурса, который бы водил компании по лабиринтам цифровой политики не существует. Поэтому дадим несколько советов, чтобы “быть в теме”:

  • Следите за публикациями в блогах экспертов в цифровой сфере и ассоциаций.
  • Настройте новостную ленту под эту тему (например, нарушение данных, локализация данных, международная передача данных, конфиденциальность).
  • Отслеживайте посты аналитиков в Twitter.
  • Следите за выпусками Digital Trends, ComputerWorld and CIO Magazine.

Выбор правильного подхода к цифровой политике

Организации, которые занимаются цифровой политикой в полной мере, как правило, нанимают стороннее лицо и делегируют ряд функций:

  • Определение текущего состояния цифровой политики и возможных опасных моментов. Веб-студии и малый бизнес больше всего боятся себя скомпроментировать, поэтому уделяют внимание сбору, хранению, передаче информации.
  • Отслеживание тенденций цифровой политики на своем рынке.
  • Информирование заинтерсованных лиц компании.
  • Сотрудничество с экспертами и авторами компании для определения и документации политики.
  • Создание программы для интеграции политики в работу.

Выполнение цифровой политики - конкурентное преимущество

На современном растущем цифровом рынке компании пытаются избежать соблюдение цифровой политики, многое при этом теряя. Вы же можете включить ее в свой долгосрочный стратегический план. Защищая таким образом руководителей, клиентов и компанию в целом от исков, штрафов и других рисков, описанных в статье, вы повысите ценность компании.

Keeping Your Business And Clients Safe With Digital Policies

We know how to develop ecommerce projects

Our manager Lisa
will contact you to discuss and calculate the cost
Спасибо!
Ваша заявка отправлена