Привет!

Корпоративная библиотека - начало

Гадашевич АндрейГадашевич Андрей

Каждая команда должна развиваться и я считаю это основной задачей руководства. А для развития нужна хорошая основа - информация, которую можно собрать в виде полезных или не очень книг. Дальше стоит вопрос, как можно организовать всю эту информацию, систематизировать ее и предоставить доступ для всей команды? Именно такую задачу я поставил перед собой.

Поскольку я сам много читаю, у меня скопилось достаточно книг различной тематики: в основном это управление проектами, бизнес, аналитика, история, саморазвитие, финансы и воспитание детей)). Все книги электронные, что упрощает их транспортировку и сокращает расходы на хранение (стеллаж, журнал возвратов, карточки категорий и др.). Читаю в основном с помощью телефона, где в ридере сделал простое разделение на категории: интересно, к прочтению, читаю, прочитанные и работа с книгой. Для меня одного это довольно удобно, т.к. книги я выбираю, читаю или работаю с ними сам, но для нескольких человек такая организация не подходит, потому что у всех разные интересы и все не могут одновременно читать одно и тоже.

В начале работы над библиотекой необходимо было определить ряд критериев, которым она должна удовлетворять:

  • Общедоступность;
  • Легкость в поиске нужной книге и скачивании;
  • Разделение книг на рубрики;
  • Для каждой книги есть картинка, описание и отзывы тех, кто ее прочитал;
  • Поддержка несколькими устройствами и синхронизация.

Критерии готовы, нужны инструменты, которые позволят их удовлетворить. Я перепробовал несколько вариантов.

1. Calibre

Достаточно функциональное приложение для организации библиотеки, основные его возможности:

  • Управление библиотекой. Можно хранить книги разных форматов, организовывать их в каталоги, добавлять метки, описания, комментарии, осуществлять поиск.
  • Чтение книг. Это сразу и ридер, причем поддерживает много форматов (CBZ, CBR, CBC, CHM, DJVU, DOCX, EPUB, FB2, HTML, HTMLZ, LIT, LRF, MOBI, ODT, PDF, PRC, PDB, PML, RB, RTF, SNB, TCR, TXT, TXTZ).
  • Общий доступ. Организуется на базе встроенного веб сервера, через который можно получать доступ к списку книг.
  • Синхронизация устройств. Можно подключать несколько устройств и передавать на них книги из этого приложения.
  • Ряд других вспомогательных функций.

Тестирование этого варианта выявило ряд неудобств, не удовлетворяющих нашим требованиям:

  • Общий доступ. Предоставляется не очень удобно и зависит от компьютера, на котором он открыт, выключен компьютер - нет библиотеки. Также проблема с предоставлением доступа дальше локальной сети, нужно настраивать dns, открывать порты и держать компьютер с библиотекой постоянно включенным. Библитеку можно наполнять и редактировать только на одном компьютере, что затрудняет ее совместное использование и наполнение.
  • Приложение только для ПК, хоть и можно отправлять нужные книги на другие устройства, но пользоваться библиотекой с мобильных устройств не представляется возможным.

2. Хранение книг на корпоративном GDrive

Достаточно хороший вариант с точки зрения общего доступа, пополнения библиотеки и мульти-платформенности. Но в этом варианте нет удобной функции для хранения описаний и комментариев, что немаловажно в библиотеке.

3. Evernote плюс DropBox GDrive Наш выбор

С недавнего времени я стал пользоваться Evernote и он мне понравился: можно использовать на любом устройстве и все синхронизируется, можно делиться блокнотами с друзьями, партнерами и коллегами, ну и просто удобно и быстро записывать идеи, собирать и упорядочивать любую информацию. Поэтому я решил попробовать организовать библиотеку с помощью данного блокнота. Первым делом встал вопрос о разделении книг на рубрики: я посчитал, что делать много блокнотов по каждой рубрике не очень удобно - это усложнит навигацию и добавление к библиотеке новых членов команды (приходилось бы к каждому блокноту предоставлять доступ - это трудоемко). Поэтому я решил ограничиться одним блокнотом с общим доступом и использовать вместо категорий систему меток, по которым можно быстро отфильтровать книги. Добавление картинок, описаний и комментариев к книге также не составляет сложности для любого участника и с помощью любого удобного в данный момент, устройства. Единственным затруднением было хранение книг в Evernote: место в нем не ограничено, а вот объем загружаемой в месяц информации и самой заметки, ограничен до 60MB и 25Mb соответственно для бесплатной версии. Поэтому я решил использовать для хранения gdrive, а в заметках указывать ссылку на книгу. Любой сотрудник может загрузить книгу в общее хранилище и добавить заметку о ней в Evernote.

На данный момент книги временно находятся на DropBox. Для меня это более личное хранилище, да и места меньше чем на gdrive, поэтому в ближайшее время библиотека переедет на gdrive.

Осталось только читать, читать и читать.